Sākumā šķiet, ka rakstīt piezīmi ir mazliet biedējoši, taču tas nav grūti, ja zināt darbības. Tāpat kā jebkura biznesa dokumenta gadījumā, tas ir pareiziformātāun sakārtojiet jebkuru rakstīto piezīmi, kā arī pārliecinieties, ka pirms izplatīšanas tajā nav kļūdu. Rakstot biznesa piezīmi, veiciet šīs četras darbības.
1. darbība: izveidojiet piezīmes virsrakstu
Biznesa piezīmēm, kuras tiks izdrukātas vai nosūtītas pa e-pastu kā pielikumus, jāsākas ar virsrakstu, kurā norādīts to darbinieku vārdi (vārdi), kuri tos saņems. Ja piezīme tiks iekļautae-pasts, šī sadaļa nav nepieciešama, jo e-pasta programma sniegs informāciju, kas parasti ir iekļauta piezīmes virsrakstā.
Saistītie raksti- Memo izkārtojums
- Curriculum Vitae veidne
- Administratīvā asistenta loma
Memo virsraksta piemērs:
Piezīmes virsrakstā parasti ir šādas rindas:
Piezīme: Aizpildiet saņēmēja vārdu (-us)
No: Sūtītāja pilns vārds
Datums: Datuma piezīme ir nosūtīta
RE: Konkrēta tēmas rindiņa; īss paskaidrojums par to, kas ir piezīme
DC: Personas vai personu vārdi, kas saņems piezīmes kopiju (pēc izvēles; izmantojiet tikai tad, ja piezīme tiek kopēta citām personām)
Virsraksta padomi
Izveidojiet piezīmes virsrakstu, izpildot šos padomus:
- Virsrakstos jāiekļauj tās personas vai personu pilns vārds (bez segvārdiem), kas saņems dokumentu.
- Jums jāietver arī jūsu vārds un uzvārds un datums, kad piezīme tika sagatavota.
- Nākamā virsraksta daļa ir piezīmes priekšmets, ko parasti norāda “RE:”, kas nozīmē “attiecībā”.
- Padariet objektu pēc iespējas specifiskāku. Tādas vispārīgas virsraksta kā “Jauna politika” vietā izvēlieties “Jauna politika atvaļinājumu plānošanai”.
- Ja izvēlne tiks kopēta citiem cilvēkiem, pabeidziet virsrakstu ar CC: line. CC nozīme: šajā kontekstā ir “kopija”. Ja kopējat vairākus adresātus, vienkārši uzskaitiet visus vārdus, katru no tiem atdalot ar komatu.
2. darbība: uzrakstiet piezīmes pamattekstu
Paziņojuma pamatteksts ir vieta, kur tiks nodota informācija. Tas ietver trīs galvenos komponentus:
- Ievads: Tam vajadzētu būt īsai divu vai trīs teikumu rindkopai, kas ļauj cilvēkiem tieši uzzināt piezīmes iemeslu.
- Ieteikumi vai mērķis: Šajā sadaļā tiek aplūkots ziņojuma saturs, izmantojot galvenos punktus, izceltos elementus vai pamatinformāciju. Tas var ietvert papildu detaļas, piemēram, faktus un statistiku, kā arī piemiņas un piezīmes iemeslus.
- Noslēgums: Theaizvēršanās/ piezīmes noslēgumā būtu jāprecizē, kāda darbība jāveic un kad tā jāpabeidz, vai jāatkārto savlaicīgas ziņas, kas iekļautas piezīmē.
3. darbība. Pabeidziet piezīmi pirms nosūtīšanas
Pirms nosūtīt, uzmanīgi izlasiet piezīmi. Pārliecinieties, ka tajā nav kļūdu un vai dokuments precīzi nodod punktu (-us), kuram (-iem) vēlaties pāriet. Izvērtējot rakstīto, izmantojiet šīs vadlīnijas un pēc nepieciešamības veiciet izmaiņas.
- Piemērota auditorijai: Pārbaudiet, vai dokuments ir piemērots saņēmēju izglītībai, iepriekšējai informācijai, uzņēmuma statusam un vajadzībām.
- Īsumā: Noņemiet nevajadzīgos vārdus un lielākajā daļā gadījumu saglabājiet piezīmi vienā lapā vai mazāk.
- Saskaņots : Pārliecinieties, ka piezīmes struktūra ir vienkārša un loģiska un vai katrā rindkopā ir tikai viena ideja.
- Lasāmība : Pārliecinieties, ka rindkopas ir īsas un izmantojiet aizzīmes, lai uzskaitītu galveno informāciju.
- Terminoloģija: Izmantojiet atbilstošu terminoloģiju, kuru var sagaidīt auditorija.
- Faktiskais tonis: Pārbaudiet, vai signāls irprofesionālisun ka jūs neesat iekļāvis emocionāli uzlādētos vārdus.
- Izskats: Pārliecinieties, ka gatavais dokuments ir vizuāli pievilcīgs un viegli lasāms.
Tas var būt izaicinājumskoriģējiet savu rakstīto, tāpēc, iespējams, vēlēsities, lai uzticams kolēģis pārskata piezīmi, tiklīdz esat pārliecināts, ka tajā nav kļūdu. Šis otrais acu komplekts var palīdzēt noķert un labot papildu kļūdas.
4. solis: izplatiet piezīmi
Piezīmes var izplatīt drukātā veidā vai pa e-pastu.
Drukāto piezīmju izplatīšana
Vai plānojat izplatīt piezīmi papīra formātā (drukātā veidā)? Kad esat pārliecināts, ka piezīme ir gatava darbam, ar roku uzrakstiet savus iniciāļus rindā “no”, pēc tam nokopējiet un izdaliet dokumentu saņēmējam (-iem). Jūsu iniciāļi kalpo kā paraksta forma piezīmē.
Memožu sūtīšana pa e-pastu
Ja sūtāt piezīmi pa e-pastu, ieteicams to pirms nosūtīšanas pārveidot par PDF dokumentu, lai pārliecinātos, ka piezīmes formāts tiks nodots visiem, kas to saņem. Vienu, ko esat izdarījis, vienkārši ievadiet atbilstošās e-pasta adreses, pievienojiet piezīmi un pievienojiet aprakstošu tēmas rindiņu. Varat arī pievienot e-pasta pamattekstā dažas ievada teksta rindiņas, kas novirza lasītājus, lai atvērtu pielikumu, pirms noklikšķināt uz “nosūtīt”.
Izdrukājams parauga veidnes paraugs
Lai gan jūs pats varat izmantot iepriekš minētos padomus, lai pats izveidotu un formatētu piezīmi, var būt noderīgi sākt arī no iepriekš formatētas veidnes. Ja vēlaties to izdarīt, vienkārši noklikšķiniet uz zemāk redzamā attēla, un pielāgojama veidne, kuru varat rediģēt, saglabāt un izdrukāt, tiks atvērta kā PDF dokuments atsevišķā logā. Ja jums nepieciešama palīdzība, lai lejupielādētu veidni, pārbaudiet tosnoderīgi padomi.
Kad veidne ir atvērta, noklikšķiniet uz jebkuras vietas dokumentā, lai tekstu piemēru aizstātu ar detalizētu informāciju par piezīmi, ievērojot iepriekš minētos padomus. Kad esat pabeidzis, izmantojiet izvēlnes komandas, lai saglabātu un izdrukātu.
Dažāda veida biznesa piezīmes
Protams, ir daudz dažādu iemeslu, kāpēc jums var būt nepieciešams rakstīt piezīmi, un izlemt, ko teikt, var būt sarežģīts. Uz grāmatvedību vērstas piezīmes, piemēram,kredīta piezīmesirdebeta piezīmes, ļoti atšķirsies no cilvēkresursu piezīmēm, ko izmanto, piemēram, lietāmdarbinieku disciplīna,snieguma pārskativaiveicināšanas ieteikumss. Pārskatiet šos piezīmju piemērus, ja vēlaties, lai iedvesmas nolūkos redzētu iepriekš sagatavotu piezīmju papildu paraugus.
